Deine Finanzeinstellungen konfigurieren

Damit dein Rechnungswesen sauber arbeitet und deine Kunden korrekte, rechtskonforme Rechnungen erhalten, solltest du die Finanzeinstellungen zu Beginn sorgfältig einrichten. Dieser Bereich ist zentral für alles, was mit Buchungen, Zahlungen und Abrechnungen zusammenhängt – egal ob Kurse, Termine, Verträge, Pakete oder Tickets. Die folgenden Schritte gehören zu einer grundlegenden Ersteinrichtung, die du nur einmal machen musst. Wenn du die folgenden Punkte einmal einrichtest, übernimmt die Software anschließend alles Weitere für dich.

Bankverbindung hinterlegen & Schnittstelle aktivieren

Unter Finanzen > Einstellungen kannst du zuerst deine Bankdaten eintragen. Diese Bankverbindung wird automatisch für die Zahlungsart Überweisung verwendet und erscheint entsprechend auf jeder Rechnung. Zusätzlich generiert kutego^® für diese Bankverbindung einen *Zahlungs-QR-Cod*e, den deine Kunden direkt mit ihrer Banking-App scannen können. Dadurch erledigt sich die Eingabe der IBAN und des Verwendungszwecks – ein großer Vorteil für Kunden und eine deutliche Reduzierung von Buchungsfehlern.

Wenn du deine Zahlungsprozesse weiter automatisieren möchtest, kannst du in diesem Bereich außerdem die Bankschnittstelle aktivieren. Mit der XS2A-Schnittstelle erkennt kutego^® eingehende Zahlungen automatisch und ordnet sie anhand des Verwendungszwecks der richtigen Rechnung zu. Die betreffende Rechnung wird anschließend ohne dein Zutun auf Zahlstatus = Bezahlt gesetzt. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, die* FinTS-Schnittstelle* zu verknüpfen. Damit kannst du direkt aus kutego^® heraus:

Rücküberweisungen an Kunden veranlassen
Lastschriften einziehen, z. B. für Verträge oder wiederkehrende Gebühren

Diese Funktionen erleichtern dir die tägliche Buchhaltung erheblich und reduzieren manuellen Aufwand auf ein Minimum.

Nachdem du deine Bankverbindung und die Schnittstellen hinterlegt hast, klickst du dich Schritt für Schritt durch die weiteren Reiter der Finanzeinstellungen. Jeder dieser Bereiche steuert einen wichtigen Teil deiner Buchhaltung und sorgt dafür, dass deine Abrechnungen korrekt, nachvollziehbar und rechtssicher erstellt werden.

1. Steuern

Im Reiter Steuern entscheidest du zunächst, ob deine Preise netto oder brutto eingegeben und angezeigt werden sollen. Diese Einstellung bestimmt, wie Preise im gesamten System geführt werden. Du kannst außerdem:

deine Standardwährung festlegen
deinen Standard-Steuersatz hinterlegen. Auch wenn du hier einen Standardwert definierst, gilt immer: Ein abweichender Steuersatz, den du direkt im Angebot (z. B. Kurs, Ticket oder Einzeltermin) einträgst, hat Vorrang. So kannst du je nach Angebot flexibel unterschiedliche Steuersätze verwenden.

In diesem Bereich trägst du außerdem alle steuerlich relevanten Unternehmensdaten ein, darunter:

Steuernummer
Umsatzsteuer-ID
zuständiges Finanzamt
Damit stellst du sicher, dass deine Rechnungen vollständig und korrekt ausgestellt werden.

2. Nummernkreise

Der nächste Reiter steuert, wie deine Rechnungsnummern aufgebaut sind. Du kannst ein Rechnungspräfix vergeben, z. B. RE oder RN, und dieses mit dem Platzhalter [year] kombinieren. Dadurch setzt sich deine Rechnungsnummer automatisch zusammen aus dem Präfix (z. B. RE), der Jahreszahl (über [year]) und einer fortlaufenden Nummer. Wenn du bereits Rechnungen vor kutego^® gestellt hast, kannst du über den Nummernkreis definieren, ab welcher Rechnungsnummer das System weitermachen soll. Die Nummernlänge legt fest, wie viele Ziffern der laufende Teil der Rechnungsnummer haben soll. Wählst du zum Beispiel vier Stellen, werden fehlende Ziffern automatisch mit Nullen aufgefüllt.

3. Zahlungsmethoden

Im Reiter Bezahlmethoden legst du fest, welche Zahlungsarten du deinen Kunden anbieten möchtest. Du kannst jede Zahlungsmethode ganz einfach aktivieren oder deaktivieren. Für die Zahlart Überweisung kannst du zusätzlich einen Verwendungszweck definieren. Wir empfehlen, den von kutego^® automatisch generierten, sehr eindeutigen Verwendungszweck zu verwenden, da dieser beim automatischen Transaktionsabgleich besonders zuverlässig funktioniert. Sollte es für deine Kunden üblich sein, ausschließlich die Rechnungsnummer anzugeben, kannst du stattdessen auch die Rechnungsnummer als Verwendungszweck hinterlegen. Um die Zuordnung noch robuster zu machen, findest du auf der ersten Seite den Haken bei Erweiterten Abgleich deiner Bankschnittstelle aktivieren. Ist dieser aktiv, prüft das System zusätzliche Parameter, wenn der Verwendungszweck einmal nicht exakt übereinstimmt – so steigt die Trefferquote beim automatischen Zahlungsabgleich deutlich.

4. Lastschrift einrichten

Wenn du SEPA-Lastschrift anbieten möchtest, benötigst du zunächst eine Gläubiger-ID, die du online bei der Deutschen Bundesbank beantragen kannst. Sobald dir diese ID vorliegt, kannst du in kutego^® die Zahlart Lastschrift anbieten. Lege fest, wie viele Bankarbeitstage deine Bank für die Lastschriftverarbeitung benötigt. Falls du dir unsicher bist, empfiehlt es sich, bei deiner Bank nachzufragen – die korrekte Einstellung ist zwingend erforderlich. Nur wenn diese Angabe stimmt, kann dein Zahllauf sauber eingezogen und verarbeitet werden.
Du hast außerdem die Möglichkeit festzulegen, wie Rücklastschriftgebühren behandelt werden sollen. Hier kannst du entscheiden:

ob die tatsächlichen Gebühren deiner Bank automatisch an den Kunden weitergereicht werden
oder ob du eine pauschale Gebühr festlegen möchtest
Damit hast du die volle Kontrolle über die Kostensteuerung in deinem SEPA-Prozess.

Inkasso, Fälligkeiten & weitere Optionen

Im Reiter Inkasso kannst du die Anbindung zu unserem Inkasso-Partner aktivieren. Diese Schnittstelle kann später automatisch im Mahnwesen verwendet oder kann für einzelne Rechnungen manuell ausgelöst werden. Für deinen Start ist dieser Bereich jedoch nicht zwingend erforderlich — du kannst die Aktivierung jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen, wenn dein Mahnwesen vollständig eingerichtet ist.

Standard-Fälligkeit festlegen

Unter Optionen findest du die Einstellung zur Standard-Fälligkeit deiner Rechnungen. Hier legst du fest, wann eine Rechnung fällig wird – und damit auch, wann das Mahnwesen aktiv werden soll. Du kannst bestimmen, ob die Fälligkeit:

ab Kursbeginn, oder
ab Buchungstag / Rechnungsdatum berechnet werden soll.

Diese Einstellung beeinflusst mehrere Zahlungsarten gleichzeitig:

bei Überweisung und PayPal entscheidet sie, ab wann eine Rechnung als überfällig gilt und somit das Mahnwesen startet
bei Lastschrift bestimmt sie, ab welchem Zeitpunkt eine Rechnung eingezogen werden darf

Eine korrekt definierte Standardfälligkeit stellt sicher, dass dein Mahnwesen reibungslos funktioniert. Zusätzlich kannst du in deinen Angeboten, beispielsweise bei Blockkursen, im Reiter “Kundenpreise” eine individuelle Fälligkeit für den jeweiligen Kurstermin festlegen. Wenn du in deinem Angebot eine spezifische Fälligkeit definierst, hat diese stets Vorrang vor der allgemeinen Fälligkeit aus den Finanzeinstellungen.

PDF-Gutscheine gestalten

Im Reiter PDF-Gutscheine kannst du das Layout deiner Kaufgutscheine individuell anpassen. Mit einem Klick auf „Vorschau“ siehst du sofort, wie der Gutschein aktuell aussieht.
Wenn du deine Unternehmenseinstellungen bereits gepflegt hast, werden hier automatisch:

dein Logo
sowie deine Markenfarben
übernommen.
Der obere Bereich des Gutscheins ist systemseitig gestaltet, während die untere weiße Fläche komplett frei von dir belegt werden kann. Viele Nutzer erstellen hier eine eigene Grafik in einem Bildbearbeitungsprogramm und laden diese einfach als Bilddatei hoch. So entsteht ein Gutschein, der optisch perfekt zu deinem Unternehmen passt.

Weitere Verarbeitung für die Buchhaltung: Exporte und zusätzliche Schnittstellen verwenden

Die Reiter LexOffice und sevDesk bieten dir die Möglichkeit, Rechnungen automatisiert in dein externes Buchhaltungsprogramm zu übertragen. Wenn du eines dieser Programme für deine Buchführung nutzt, kannst du die Schnittstelle aktivieren, sodass folgende Dokumente automatisch exportiert werden:

Rechnungen
Stornorechnungen
Quittungsbelege
Dies spart dir viel manuellen Aufwand und sorgt für durchgängige Prozesse zwischen kutego^® und deiner Buchhaltungssoftware.

Zusätzlich zu den direkten Schnittstellen wie LexOffice und sevDesk hast du mehrere weitere Möglichkeiten, deine Buchhaltungsunterlagen effizient an deinen Steuerberater zu übergeben. Wenn du kein angebundenes Buchhaltungsprogramm nutzt oder dein Steuerberater lieber mit eigenen Systemen arbeitet, kannst du deine Rechnungen, Stornorechnungen und Quittungsbelege jederzeit als CSV-Datei exportieren. Dieser Export enthält alle buchhalterisch relevanten Daten und kann direkt in nahezu jede Buchhaltungssoftware eingelesen werden.
Alternativ kannst du auch eine Rechnungskopie automatisch an eine DATEV-Mail-Adresse senden lassen. Viele Steuerberater nutzen diesen Dienst, um Belege direkt digital zu empfangen und ohne Umwege in DATEV weiterzuverarbeiten. Diese Einstellung findest du unter
Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Empfänger.
So stellst du sicher, dass alle Rechnungen – egal ob Einnahmen, Gutschriften oder Stornierungen – nahtlos an deinen Steuerberater übermittelt und korrekt verbucht werden können.

Mahnlauf konfigurieren

Ein wichtiger Teil deiner Finanzeinstellungen ist die Einrichtung deines Mahnlaufs. Du findest diesen Bereich unter Finanzen →>Mahnwesen > Mahnläufe. Dort steht dir bereits ein vordefinierter Standardmahnlauf zur Verfügung, den du jederzeit über den orangenen Stiftbutton an dein Unternehmen und deine Tonalität anpassen kannst. Der Mahnlauf besteht aus mehreren Stufen, die du individuell bearbeiten kannst. Jede Stufe definiert, was passiert, wenn eine Rechnung überfällig ist.

Mahntypen: Zahlungserinnerung oder Mahnung

Für jede Stufe kannst du zwischen zwei Mahntypen wählen:

Zahlungserinnerung: Eine freundliche Erinnerung an den Kunden, dass eine Rechnung offen ist (Kein offizieller Mahnungseintrag im System).
Mahnung: Eine formelle Mahnstufe, die später auch unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnungen sichtbar ist.
Wenn du den Typ Mahnung auswählst, kannst du zusätzlich eine Mahngebühr hinterlegen, die automatisch in die Rechnung aufgenommen wird.

Briefversand aktivieren

Für jede Mahnstufe kannst du außerdem den Schalter „per Briefpost versenden“ aktivieren. In diesem Fall wird die Mahnung automatisch an unseren Briefdienstleister übergeben, der die Mahnung in deinem Namen postalisch versendet. Hierfür fallen 1,10 € pro Brief an, die monatlich rückwirkend über deine Abrechnung berechnet werden. Dieser gesamte Prozess läuft vollkommen automatisch ab — du musst nichts weiter tun.

Inkasso automatisch auslösen

Wenn du die Inkasso-Schnittstelle bereits aktiviert hast, erscheint zusätzlich der Schalter „an Inkasso übergeben“ in jeder Mahnstufe. Damit kannst du festlegen, dass eine überfällige Rechnung ab einer bestimmten Stufe automatisch an unseren Inkasso-Partner übergeben wird. Das Inkasso übernimmt dann die Forderungsbearbeitung vollständig für dich. Auch dieser Prozess läuft vollautomatisch, sobald du die Funktion aktivierst.

E-Mail-Texte, Betreff & Auslösetage anpassen

Alle Mahnstufen kannst du inhaltlich komplett an dein Unternehmen anpassen:

E-Mail-Betreff bearbeiten
E-Mail-Text individuell gestalten
Tonalität an deine Marke anpassen
Auslösetage festlegen
Damit bestimmst du selbst, wie streng oder kulant dein Mahnwesen arbeiten soll und wie die Kommunikation mit deinen Kunden aussehen soll.

Fertig!
Damit hast du alle wichtigen Reiter in den Finanzeinstellungen kennengelernt. Die Grundkonfiguration ist damit abgeschlossen, und alle weiteren Funktionen — wie Mahnwesen, Rechnungsläufe, Zahlungsabgleiche und E-Rechnungen — arbeiten nun zuverlässig im Hintergrund für dich.
Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche Feineinstellungen vornehmen möchtest, findest du alle Details im Handbuch unter Finanzen oder wir gehen deine offenen Fragen gemeinsam im Onboarding-Termin durch.